Le CRF standard devrait être conçu de manière à ce qu`il aide à collecter des données cohérentes et valides, ce qui aboutissant à la soumission de données aux autorités réglementaires et à leur acceptation. Les chances d`erreur lors du transfert de données du document source au CRF papier sont courantes. La figure 5 montre la page échantillon de la directive d`achèvement du CRF. Le moment du processus de conception jouera également un rôle important car les deux approches ont des avantages et des inconvénients. Il fournit des instructions claires sur l`achèvement du CRF dans tous les scénarios pratiques. Le CRF utilisé dans la recherche clinique réduit les réalités cliniques salissantes pour arrondir les entiers et les réponses catégorielles. Il est conseillé d`utiliser des questions d`indicateur chaque fois que nécessaire pour éviter les hypothèses sur les données. Certaines des exigences de données telles que la démographie, PE, AEs sont les mêmes à travers les études, de sorte que les modèles de CRF standard devraient être développés qui peuvent être personnalisés en conséquence. Tout en concevant, toutes les sections importantes du CRF devraient être incluses avec soin; il vaut toujours la peine de se rappeler que la collecte de données insuffisante/inexacte se révélerait coûteuse pendant l`analyse.

Il est d`un grand avantage lors de leur utilisation à travers diverses études. Pour les données ordinales, afin d`assurer l`uniformité et la clarté entre les évaluateurs, des explications adéquates devraient être fournies à côté des champs du CRF. Ces modèles sont d`une grande aide tout en menant des études multiples dans le même domaine de recherche. Les questions posées dans le CRF devraient être claires et sans ambiguïté pour éviter les confusions inutiles. En général, l`en-tête inclut l`ID de protocole, le code de site, l`ID de sujet et les initiales du patient. Les unités et les points décimaux doivent être affichés pour les enregistrements de signes vitaux, ce qui clarifie l`utilisateur sur les valeurs attendues et facilite également l`interprétation des données et réduit la manipulation pendant les procédures d`analyse. La conception de formulaire de rapport de cas devrait être normalisée pour répondre aux besoins de tous ceux qui gèrent les données telles que l`enquêteur, gestionnaire de données, biostatisticien, moniteur de recherche clinique/coordinateur, développeur de base de données/programmeur et le personnel de saisie de données, etc. Le numéro de version du CRF est un champ critique qui empêche l`utilisation d`une page de CRF incorrecte. Il devrait être axé sur le protocole d`étude, robuste dans le contenu et avoir du matériel pour collecter les données spécifiques à l`étude. Par conséquent, la majorité des activités de nettoyage de données auront lieu pendant l`achèvement des ECRF, réduisant ainsi le temps et les efforts requis par le personnel de gestion des données.